どこのオフィスにもパソコンが備わり、会計ソフトが廉価で手に入り、誰もがワープロソフトや表計算ソフトをそこそこ使いこなす・・・そんな環境にあって、経理業務がよりスピーディーにスムースに行われるようになってきたことは事実なのですが、最大限効率よく業務をこなすためには、経理に関わる情報が正しく迅速に集まってこなくてはなりません。

　では、何をどう改善したらよいのか？今回は「月刊 経理WOMAN 6月号：㈱研修出版」 から、そのヒントをさぐってみます。

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会社として取り組むべき事

　１．正しい情報がスムースに経理に集まる仕組みを作る

ルールを作る フォームを見直す

　２．社内のインフラ整備を行う

市販の会計ソフトを活用する 特殊な処理ならシステム開発も一つの選択肢

経理担当者が取り組むべき事

　１．スケジュールを立てる

　２．外出の機会を減らす

手続きはできる限り郵送で EBを導入して支払業務の負担を軽減する

　３．シンプルにする

小口現金はできるだけ置かないように ファイリングは目的を明確にしてできる限りシンプルに 不要な銀行口座は解約する

　４．OA機器を活用して業務を平準化する

預金の残高を管理する 勘定明細を作って管理する

あなたの経理方法を判定してみましょう！
次の項目で、当てはまるものに○を付けて下さい。

振り込みや現金引き出し時には銀行届出印を銀行に持って行く。 社員の立替精算は特に締め日はなく、その都度精算している。 社員の精算書類が間違っているような気がしても、とくに確認していない。 他部署の人とはあまりコミュニケーションを取らない方だ。 終業前に小口現金をチェックすると合わないことが多い。 立替経費は現金で精算している。 預金を合わせるのは月末だけだ。 預金は実績だけ合わせているが、予測の出納帳はとくに作成していない。 経理書類のファイルから目的の書類を捜すのに1分以上かかる。 1年以上残高がほとんど動かない銀行窓口が二つ以上ある。 税金納付以外の支払いもすべて銀行窓口で行っている。 先月末の勘定の明細がすぐに分からない。 手書きでの書類作成がいくつかある。 エクセルの関数等は使用したことがない。

診断の判定

○ の数が

0個 あなたの経理方法に今のところ問題はありません。 これからも 視野を広く持ち、改善すべき点は改善していってください。
1～5個 まあまあといってよいでしょう。○が付いたところを重点的に見直して改善していけば、もっと効率的になります。
6～10個 そのひと手間をなくすことで、仕事が楽になるはずです。改革のしがいがあると考え、一つ一つ見直していきましょう。
11～14個 できるところから見直していきましょう！始めの一歩が肝心 ですから、深く考えず変えてみることです。

＊ポイント＊

間違いがあったときに修正できて便利だからと届出印を持ち歩く人がいますが、盗難・事故等に遭ったときのリスクを考えると届出印は持ち出すべきではありません。 立替精算については締日を設け、月1～2回の精算にした方が効率的です。 社員の精算書類は間違っている可能性大です。きちんとチェックしましょう。 正しい情報を集めるにはコミュニケーションを密に取ることが大切です。 小口現金はなるべく毎日合わせましょう。現金に足跡はつきません。 EBによる振り込みを検討してみては？振込手数料と銀行に行く時間や手間とを天秤にかけて考えてみましょう。 預金はできる限り毎日合わせましょう。’後でまとめて’は非効率です。 出納帳は実績と予測を組み合わせて使用すると資金繰りに役立ちます。 見やすく探しやすいファイルにしておくことは基本中の基本です。  なるべくスリムに。管理の無駄を減らしましょう。 EBは本当に便利です。是非使ってみて下さい！ 債権債務勘定の明細をいつでも把握している経理担当者を目指しましょう。 慣れればパソコンの方が効率的です。手書きは廃止の方向に。 エクセルを使いこなせばかなり業務が楽になります。一度講習等を受けてみるのもよいでしょう。