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足りなくなると、『どこかに売っていないものか?』と、真剣に考えてしまうのが’時間’です。年末調整・所得税の確定申告と、税理士はこれから超多忙な時期を迎え、私など日付の変わらぬうちに帰宅できない毎日が続きますが、毎年同じことを繰り返していると「私ってバカ?」と思わなくもありません。
どんなに頑張っても1日24時間しかないなら、その中から時間をひねり出すのが ‘知恵者’ってものですね。今回は、”日経ビジネス アソシエ 2006.12.19号”から、『目標はこれで達成できる! 時間を創り出す3つの秘策』を ご紹介します。
*忙しい人間が時間を創り出すための秘策は次の3つにまとめられる 【1】 行動を改善する 【2】 他人の時間を使う 【3】 朝型に切り替える |
*さらに時間創造のための具体的な手法を列挙すると次の7通り
※例えば、「早起きクン」のお得な1日を追うと・・・?
通勤ラッシュ前の電車で、座って新聞を読みながら出勤→誰もいない、電話も鳴らないオフィスで効率よく仕事→早目のランチでゆっくり食事→同僚はまだランチ。すいているコピー機をゆっくり使う→会議の資料にゆっくり目を通す・・・・・
1人で時間創造に取り組んでも捻出できる時間には限界がある。また、睡眠や食事の「生活必需時間」・組織に属していると会議などの「被支配時間」も必要。
残された「自分時間」に3~4個の仕事を同時進行させると、フツーの人は頭が混乱する。
そこで、「他人時間」を上手に使いたいのだが、ちょっとデキる自信家がはまりやすい罠は、〝説明するのが面倒〟〝自分でやった方が正確で安心〟と、抱え込んでしまうこと。初回の煩わしさは我慢して、一度他人を頼れば二度目からは楽。期日に余裕のある段階で、早目に他人に頼ってしまおう!
限られた時間の中から利用できる時間を創造する手段の一つが「~しながら~もする」という”ながら術”の活用。例えば・・・
(1) 食事+ニュース
・食事と同時にテレビ、新聞、WEB上のニュースなどで情報収集
(2) 通勤+自己研鑽
・漠然と何かするより具体的な目標を決め、英会話などの教材を聞く
(3) 移動+仕事
・目的地まで、携帯電話やノートパソコンを使って話したり、文書を書く
(4) トイレ+発想
・トイレにこもって豊かな発想を。忘れないようメモやボイスレコーダーを用意して
日頃の態度を変えることで時間を創造する
(1) 気が乗らない ⇒ 断る
やりたくない仕事の基準を明確にした上で、はっきり断る
(2) やりたい ⇒ 先にハイハイ!
やりたい仕事は時間を有効に使える。
やりたい仕事は、指示を待たずに「やりたい」と主張すれば時間創造できる
事業が成長するまで時間をカネで買うのが昨今流行のM&A。この発想はビジネスパーソン個人にも応用が利く。時短サービスを買って本業に専念を。
※例えば・・・
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時間を創り出す上で大事なのは、「一度決めたことを守ること」どんな手法で時間を創るかを自分自身と”約束”し、貫徹する。
※ 例えば・・・
(1) | 電話への対応を改善 ・こちらの都合とはお構いなしにかかってくる電話にペースを乱されないよう、毎日1時間電話に出ない時間を決めてみる。 |
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(2) | メールチェックを見直し ・ 返事は早い方が良いだろうと頻繁にメールチェックしていると時間を無駄にする。例えば、朝1時間と夕方30分と決めてみると、意外に支障がないことに気付く。 |
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(3) | 自分だけの時間 ・ 人と会う約束や会議の時間の他、自分1人で仕事に取り組む時間や考えをまとめるための時間を毎日確保して手帳に書き込もう。 |
みんな、やるべきことをたくさん抱えている。そんな負担を軽減してくれるツールを上手に使って処理スピードをアップしよう!
※例えば・・・
(1) | RSS XML言語で記述したフォーマットの一つで、これに基づいて作られたRSSフィードには、記事の見出しやアドレス、要約などサイトの更新情報が記述される。 |
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(2) | USBメモリー USBメモリーに「サンダーバード・ポータブル」といったメールソフトを入れておけば、外出先で借りたPCでメールチェックできる。 |
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(3) | 3色ホルダー 3色のホルダーを用意し、緊急度・重要度によって資料を分類保管する。 |
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(4) | 携帯自転車(ブリジストン「トランジックコンパクト」) 顧客が駅から3~4km以内である場合の訪問に便利。たたんだ状態で駅のホームも転がして移動できる。健康維持や気分転換にも効果 |
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(5) | 腕時計型目覚し時計「スリープトラッカー」 睡眠の深さのレベルを計測して、最も起きやすいタイミングでアラームを鳴らしてくれる腕時計型目覚まし時計。目覚めが快適になり1日をエネルギッシュに活動できる。 |
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(6) | 「iPod」 「ポッドキャスト」の仕組みを利用し、データをダウンロードすると情報収集や英語の勉強に使える。 また、英会話などiPod用の安価なソフトも多数発売されている。 |
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(7) | 仕事の効率を向上するリマインダー 携帯電話は常に持ち歩くツール故、やるべきことを付箋に書いて貼り付けておけば電話をするたび用件を思い出す。 |